Persiapan Tugas Belajar PNS via LPDP

Ini bukan pengalaman saya yaa, tapi merupakan shared experience dari penerima beasiswa LPDP lain yang sukses mendapatkan tugas belajar ke LN, mudah2an bisa segera menyusul juga, Aminnn. (^_^)

........................................

Setelah lulus seleksi administrasi, wawancara dan LGD untuk seleksi beasiswa LPDP, kemudian lanjut melewati PK dan lulus seangkatan, rasanya itu luar biasa sekali. Kalau dilihat kebelakang sangat bersyukur sekali melewati ini semua. Mungkin cerita tentang proses seleksi selama tahapan mendapatkan beasiswa LPDP sudah diulas oleh Wimba dan Wisnu. Nah, kali ini saya ingin berbagi pengalaman, apa sih yang harus dilakukan setelah itu, terutama sekali bagi Aparatur Sipil Negara, karena persaratan buat para ASN-ers untuk melaksanakan beasiswa ini lebih unik ketimbang awardee yang fresh graduate, pegawai swasta atau umum.

Aparatur Sipil Negara itu untuk pergi ke luar negeri harus minta izin atau mendapatkan Exit Permit dari Negara via Kementerian Sekretaris Negara dan Kementerian Luar Negeri, kemudian juga harus pakai pasport dinas (Service Passport yang warnanya biru). Bisa sih… pakai passport hijau, cuman hitungannya tidak diizinkan kantor dan ngambil cuti diliuar tanggungan negara. Dampaknya apa sih kalau cuti ini? Salah satunya adalah masa studi kita tidak dihitung masa kerja dan yang kedua izajah yang kita peroleh tidak otomatis bisa diajukan untuk penyesuaian pangkat. 2 kerugian. Kerugian lainnya, terkait dengan hubungan kantor saja. Selain itu karena melaksanakan cuti juga otomatis tidak mendapatkan gaji dan tunjangan.

Nah, nggak mau kan saya begitu. Jadi, untuk mengurus perizinan untuk belajar ini adapun sesuai dengan Surat Edaran Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara Nomor 04 tahun 2013 tentang Pemberian Tugas Belajar dan Izin Belajar Bagi Pegawai Negeri Sipil, maka saya mengajukan yang namanya Tugas Belajar yang tahapannya sebagai berikut:

Mengurus Surat Tugas Belajar

Tugas belajar ini fungsinya macam-macam, intinya sih sebenarnya “SIM” kita untuk pengurusan yang lain-lain seperti:

1. Pengajuan Bebas Sementara untuk jabatan fungsional, terutama saya Fungsional Peneliti
2. Surat dibebaskan pekerjaan kantor termasuk nantinya pelepasan jabatan, terutama untuk jabatan Eselon 4 yang saya pegang
3. Pengurusan Izin Setneg yang sebenarnya untuk Pembuatan Passport Dinas

Persyaratan untuk pengurusan Surat Tugas Belajar ada 6 yaitu persiapkan dengan rapi:

1. Surat Permohonan ditandatangani kepala kantor ke bagian Sekretariat masing-masing
2. Kartu Pegawai
3. SK CPNS
4. SK Kenaikan Pangkat Terakhir
5. DP3-2013 dan SKP-2014
6. Berkas Beasiswa
1. Salinan Surat Keputusan Direktur LPDP
2. Letter of Acceptance dari University of Wollongong.
3. Surat Izin dari Kepala Kantor
4. Recomendation Letter dari Kepala Kantor

Untuk yang nomor 6 ini, yang butir a itu surat keputusan saat lolos wawancara, karena waktu itu saya belum bisa mengurus LoS dan LoG, soalnya pengurusan Surat Tugas Belajar ini bakal lama (target saya 2 minggu), jadi sebelum PK sudah saya urus. Untuk yang b, karena saya sudah mendapatkan LoA jadinya tinggal disertakan, yang belum segeralah mendapatkan LoA. Kemudian yang perlu itu adalah bagaimana kita bisa meyakinkan pimpinan agar membolehkan kita pergi belajar untuk kembali ke Indonesia. Jadi, butir c dan d itu perlu pendekatan langsung ke atasan. Langkah yang paling susah sebenarnya. Hehehe… Langkah selanjutnya adalah….

Permohonan Izin Setneg untuk Tugas Belajar

Untuk yang ini sebenarnya diperlukan sebagai syarat untuk pembuatan passport dan Exit Permit (saya perkirakan makan waktu 1 bulan). Persyaratan untuk Izin Setneg itu antara lain:

1. Surat Permohonan ditandatangani Eselon 1 ke Sekretaris Jenderal masing-masing untuk diteruskan ke Menteri Sekretariat Negara cq. Biro Kerjasama Teknik Luar Negeri (KTLN)
2. Letter of Guarantee LPDP
3. LoA Kampus
4. Surat Tugas Belajar
5. Kontrak LPDP

Nah…, setelah ini baru mengurus…

Passport Dinas, Exit Permit dan Visa

Sebenarnya saat ini saya belum masuk ke tahap ini, karena Kontrak LPDP saya belum ditandatangani Direktur LPDP, tapi… paralel dengan ini saya sedang mengerjakan Visa dan CoE dari pihak kampus. Estimasi saya semua selesai 2 minggu. Nah, kalau Izin Setneg sudah keluar, barulah Passport kita akan dibuat dan Exit Permit dicetak. Persyaratan Passport Dinas dan Exit Permit ini yaitu:

1. Surat Izin Setneg
2. Foto 4×6 latar putih pakai jas dan dasi 6 bulan terakhir

Sementara untuk visa:

1. CoE
2. Letter of Guarantee
3. OSHC atau Asuransi
4. Passport

Untuk yang visa saya serahkan ke Agen konsultan pendidikan jadi biar bisa paralel mengurus yang lainnya.

Kesimpulan

Mungkin sementara hanya ini dulu sharing saya. Terkait berkas contoh surat pengajuan saya lampirkan di bawah, silakan bagi yang berminat mau menconteknya. Estimasi seluruh waktu untuk pengurusan  terutama dari persiapan berkas, 3 bulan untuk resmi diizinkan kantor belajar di Luar Negeri. Susah sih.., tapi birokrasi itu dibuat untuk menjamin terselenggaranya pemerintahan yang accountable.

 Sumber: http://suryanara.org/home/apa-sih-yang-harus-dipersiapkan-untuk-tugas-belajar-bagi-aparatur-sipil-negara/